A. Pendahuluan
Pada kali ini saya akan share pengalaman saya saat saya ada di Dinas Arsip dan Perpustakaan. Nah seleah selesai melakukan pelatihan Komputer dasar dan Aplikasi Inlislite v3. Kami diminta ole Dinas Arsip Kab. Klaten untuk melakukan installasi dan optimalisasi pengunaan Aplikasi SIKD ( Sistem Informasi Kearsiapan Dinamis ).
B. Latar Belakang
Karena Aplikasi SIKD ini ditunjukkan agar Semua Dinas yang meliliki ranah kearsipan diharapkan dapat mengunakan Aplikasi ini untuk Otomasi kearsipannya.
C. Maksud & Tujuan
Agar dapat melakukan instalasi dan Optimalisasi Pengunaan Aplikasi SIKD di Dinas Arsip dan Perpustakaan. Kemudian melakukan penyesuaian bentuk Output Print dari SIKD.
D. Waktu Pelaksanaan
- 08:00 - 16:00
E. Pembahasan
Salahsatu dari menu pengaturan umum adalah Pengaturan Grup Jabatan. Pengaturan Jabatan digunakan untuk membagikelompok jabatan user. Pengaturan Grup Jabatan biasanya digunakan untuk mengelompokan isi disposisi pada saat membuat pengaturan isi disposisi di Pengaturan Umum.
G. Langka Kerja
A. Membuat Grup Jabatan
1. Sorot Tab Pengaturan Umum di Menu Admin, akan muncul Sub Tab Pengaturan Umum;
2. Pilih dan Klik Pengaturan Grup Jabatan;
3. Klik Tambah
4. Ketikan Nama Grup Jabatan missal : Eselon III.a
5. Klik Simpan
B. Menghapus Grup Jabatan
1. Sorot Tab Pengaturan Umum di Menu Admin, akan muncul Sub Tab Pengaturan Umum;
2. Pilih dan Klik Pengaturan Grup Jabatan;
3. Pada daftar Grup Jabatan, Pilih dan Cheklist Grup Jabatan yang akan dihapus;
3. Klik Ok untuk Hapus, Klik Cancel untuk batal hapus;
Membuat Kalimat Disposisi
DIsposisi merupakan pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. pendapat tersebut bias berupa instruksi atau perintah atasan kepada bawahannya. Dalam SIKD membuat sebuah disposisi dengan cara sebgai berikut:
1. Sorot Tab Pengaturan Umum di Menu Admin, akan muncul Sub Tab Pengaturan Umum;
2. Pilih dan Klik Pengaturan Isi Disposisi;
3. Pada Menu Isi Disposisi, Klik Tambah;
3. Ketikan kalimat disposisi pada kolom isi disposisi ;
4. Pilih salahsatu Grup Jabatan, lalu klik Simpan untuk menyimpan pengaturan isi disposisi.
Upload Tema Dokumen
Aplikasi SIKD menyediakan fungsi untuk upload template suatu dokumen seperti nota dinas, memo, dsb. Template dokumen ini digunakan sebagai standar template dalam pembuatan sebuah dokumen yang sudah disesuaikan dengan Tata Naskah Dinas (TND) sebuah instansi. Upload Template Dokumen dilakukan oleh seorang Administrator dengan cara sebagai berikut:
1. Login sebagai Administrator
2. Plih Tab Pengaturan Umum
3. Pilih dan Klik Upload Templet Dokumen
5. Ketik nama Template
6. Kilik “Browse” untuk pilih file Template yang sudah di siapkan dan tersimpan di komputer
7. Klik Upload
Regestrasi Surat Masuk Dari Instansi Luar
Selain Tipe pengguna Administrator, Pejabat Struktural, dan Sekretaris terdapat pula tipe pengguna Pencatat Surat. tipe pengguna ini berfungsi untuk meregistrasi naskah yang masuk dari luar instansi, kemudian didistribusikan ke tujuan surat melalui aplikasi SIKD. Langkah-langkah registrasi naskah masuk adalah sebagai berikut :
2. Soror Tab Ragistrasi Naskah, lalu pilih dan klik Registrasi Naskah masuk
3. Isi Meta data Naskah pada Form Registrasi Naskah Masuk
4. Klik Proses Selanjutnya
5. Klik Browse
6. Pilih file digital naskahnya yang sudah tersimpan
di komputer
7. Klik Upload
8. Klik Kirim
Berita acara pemindahan arsip dibuat oleh petugas administrator pusat dalam rangka menindaklanjuti permohonan dari unit kerja untuk memindahkan arsip aktif dari Central File ke Bagian Arsip/Record Center. Ketika ada unit kerja mengajukan pemindahan arsip ke record center, maka petugas administrator pusat akan menerima notifikasi. berikut langkah-langkah pembuatan berita acara.
1. Adminstrator pusat menerima notifikasi “Ada Permohonan Pemindahan Arsip”.
2. Klik Notifikasi “ Ada Permohonan Pemindahan Arsip”, akan muncul Tabel Berkas Usul Pindah Arsip Aktif ke Record Center
3. Pada bagian kolom keterangan ada kata “Proses” menandakan bahwa permohonan tersebut belum dibuatkan berita acaranya.
4. Klik Icon untuk proses pembuatan berita acara
5. Akan muncul Form Berita Acara Pemindahan Arsip Aktif ke Record Center
6. Isikan data-datanya yaitu Nomor Berita Acara dan Tanggal Berita Acara
7. Upload File Berita Acara, kemudian
8. Klik Proses
H. Hasil yang didapat
- Dapat melakukan pengunaan SIKD sebagai Admin.
- Melakukan Simulasi Surat Naskah Masuk di Arsip.
I. Kesimpulan
Jadi SIKD ini memiliki beberapa rule person dimana masing masing memiliki peran masing masing. Kemudian Admin di SIKD bertugas untuk melakukan klasifikasi, unit kerja, pengguna, pengaturan grup jabatan. kemudian penambahan disposisi, dan Simulasi Naskah Masuk adalah bagian untuk kearsipannya.
J. Referensi
- Dokumentasi Resmi SIKD
No comments:
Post a Comment