Implementasi SIKD Di Dinas Arsip | Kab. Klaten | #Day3 | Mukti911

A. Pendahuluan
Pada kali ini saya akan share pengalaman saya saat saya ada di Dinas Arsip dan Perpustakaan. Nah seleah selesai melakukan pelatihan Komputer dasar dan Aplikasi Inlislite v3. Kami diminta ole Dinas Arsip Kab. Klaten untuk melakukan installasi dan optimalisasi pengunaan Aplikasi SIKD ( Sistem Informasi Kearsiapan Dinamis ).

B. Latar Belakang
Karena Aplikasi SIKD ini ditunjukkan agar Semua Dinas yang meliliki ranah kearsipan diharapkan dapat mengunakan Aplikasi ini untuk Otomasi kearsipannya.

C. Maksud & Tujuan
Agar dapat melakukan instalasi dan Optimalisasi Pengunaan Aplikasi SIKD di Dinas Arsip dan Perpustakaan. Kemudian melakukan penyesuaian bentuk Output Print dari SIKD.

D. Waktu Pelaksanaan

• 08:00 - 16:00

E. Pembahasan
Nah kali ini aku akan membahas bagaimana cara membuat user baru berdasarkan jenis grub nya asing masing ia dapat berperan sebagai apa saja dalam kearsipan di dinas tersebut.

G. Langka Kerja
Nah kali ini aku akan membahas tetang bagaimana caranya untuk membuat sebuah unit kerja dan pengguna.

Pengaturan Unit Kerja dan Pengguna

Membuat Unit Kerja Baru

Catatan:
Unit kerja yang tertinggi adalah unit kerja yang membidangi kearsipan, misalnya : Unit Kearsipan. Karena unit kearsipan yang akan menyimpan seluruh arsip inaktif milik unit kerja termasuk arsip milik pimpinan instansi.

1. Pada halaman utama menu admin, Klik tab Unit Kerja & Pengguna. Kemudian Pilih Pengaturan Unit Kerja.

2. Unit Kearsipan secara default menjadi unit kerja paling tinggi. Untuk menambah unit kerja, klik unit kerasipan kemudian Klik Tambah. Setelah itu anda diwajibkan mengisi Jabatan, Unit Kerja, Grup Jabatan dan Status Aktif Unit Kerja. Kemudian Klik Simpan untuk menyimpan datanya.

Catatan :
Jika ada unit kerja yang merger atau hilang maka unit kerja tersebut tidak boleh dihapus, melainkan hanya di non-aktifkan dengan menghilangkan tanda check pada kotak. Hal ini dipergunakan untuk mempertahankan histori datanya.

3. Untuk melihat Unit Kerja yang telah dibuat, Klik tab Unit Kearsipan.

4. Untuk membuat Unit dibawahnya (Sekunder), anda Pilih Unit Kerja diatasnya (Primernya) terlebih dahulu, kemudian Klik Tambah.

Menghapus Unit Kerja
1. Pilih Unit Kerja yang akan dihapus, wajib dimulai dari Unit Kerja yang terkecilnya. Kemudian Klik Hapus dan Jawab OK.

Catatan :
Unit Kerja akan dapat dihapus jika Unit Kerja tersebut belum dipergunakan dalam proses korespondensi.

Meng-Edit Unit Kerja
1. Pilih Unit Kerja yang akan di-edit, Kemudian Klik Ubah dan Jika selesai KLIK Simpan.

Membuat Pengguna Baru
1. Pada halaman utama menu admin, Klik tab Pengaturan Unit Kerja & Pengguna. Kemudian Pilih Pengaturan Pengguna.

2. Setelah itu anda Klik Tambah.

3. Kemudian anda diminta untuk memasukkan data pengguna sesuai dengan tugas dan kedudukannya. Jika selesai Klik Simpan.

Catatan :
Pada kolom Tipe Pengguna ada 6 tipe pilihan yang harus anda pilih salah satunya, yaitu :
1. Administrator Pusat ~>Administrator yang berada pada Unit Kearsipan.
2. Administrator Satuan Organisasi ~> Administrator yang berada pada Unit Kearsipan tingkat Direktorat [dipergunakan
untuk instansi atau kementerian yang memiliki unit kearsipan tingkat direktorat].
3. Pejabat Strukutral ~> Kepala / Pejabat pada unit kerja yang bersangkutan.
4. Sekretaris ~> Sekretaris Kepala/Pejabat Struktural yang diberikan wewenangan untuk menindak lanjuti surat yang masuk.
5. Pencatat Surat/Pengelola Surat ~> Petugas pencatat surat di bagian persuratan yang akan meregistrasi surat masuk
kemudian mendistribusikannya
6. Staf ~> Pegawai non struktural

Menghapus Pengguna
1. Check Pengguna yang akan dihapus, Kemudian KLIK Hapus dan Pilih OK.

Catatan :
Pengguna akan dapat dihapus jika Pengguna tersebut belum dipergunakan dalam proses korespondensi.

Meng-Edit Pengguna
1. Klik Icon Buku pada Kolom Pengguna yang akan diperbaiki.

2. Kemudian akan tampil Form Edit Pengguna, setelah selesai melakukan edit data, Klik Simpan.

H. Hasil yang didapat

• Dapat melakukan pengunaan SIKD sebagai Admin.

I. Kesimpulan
Jadi SIKD ini memiliki beberapa rule person dimana masing masing memiliki peran masing masing. Kemudian Admin di SIKD bertugas untuk melakukan klasifikasi, unit kerja, pengguna dll.

J. Referensi

• Dokumentasi Resmi SIKD