AMS Aplikasi Sederhana Manajemen Surat Menyurat dengan PHP dan MySQLi | Mukti911

A. Pendahuluan
Pengertian

AMS Adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Masrud. Dia adalah salah satu programmer dari Nganjuk, Jawa Timur. Aplikasi ini digunakan untuk manajemen surat menyurat. 

Latar Belakang
Mencari alternatif aplikasi yang bisa digunakan selain SIKD, yang dapat juga untuk melakukan manajemen surat menyurat dimana setidak tidaknya fitur yang ada adalah fitur histori.

Batasan Permasalahan
Pencarian Aplikasi Alternatif dari SIKD dan mencoba mengunakannya.

Maksud dan Tujuan

Digunakan sebagai manajemen surat menyurat sedernana di Dinas Arsip dan Perpustakaan kabupaten Klaten.

Hasil yang diharapkan
Aplikasi dapat digunakan dengan maksimal di server Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten.

B. Alat dan Bahan

• Koneksi Internet
• PC / Laptop
• Aplikasi AMS
• Server Web

C. Jangka Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan ini dilaksanakan pada Hari Kamis, Tanggal 25 Oktober 2018 pukul 09:00 - Selesai. Bertempat di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kab. Klaten.

D. Proses dan Tahapan Kerja

Fitur-fitur

• Aplikasi sederhana manajemen surat menyurat ini memiliki beberapa fitur, antara lain:
• Membuat dan mencetak disposisi surat masuk.
• Membuat dan mencetak buku agenda surat masuk dan keluar berdasarkan tanggal tertentu.
• Upload lampiran file surat, baik file scan/gambar(JPG dan PNG) maupun file dokumen (DOC, DOCX dan PDF).
• Galeri file lampiran yang telah diupload ke dalam aplikasi.
• Upload kode klasifikasi surat (file excel berformat CSV).
• Multi user.
• Edit password.
• Backup dan restore database.

Kebutuhan Sistem

Untuk menjalankan aplikasi ini, Anda harus memiliki sebuah web server yang mendukung PHP versi 5.5.x. Jika menggunakan OS Windows, Anda bisa menggunakan XAMPP minimal versi 3.2.1.

Jika Anda menggunakan OS Ubuntu/Linux Mint, Anda bisa menginstall LAMPP stack. Silakan baca tutorialnya pada artikel Cara Install Apache, MySQL dan PHP pada Ubuntu/Linux Mint.

Konfigurasi Aplikasi

• Pengaturan Database Aplikasi

Agar aplikasi ini dapat berjalan, ada beberapa pengaturan yang harus dilakukan, antara lain:

Buka folder include lalu edit file config.php.

Kemudian atur nama host, nama database, user database dan password database sesuai dengan yang Anda gunakan.

<?php
    $host = "localhost";  //hostname
    $username = "root";   //username database
    $password = "root";   //password database
    $database = "ams";    //nama database
    $config = mysqli_connect($host, $username, $password, $database);
    if(!$config){
        die("Koneksi database gagal: " . mysqli_connect_error());
    }
?>

• Pengaturan Database Kode Surat

Untuk menggunakan fitur autocomplete kode surat, kita harus mengatur databasenya terlebih dahulu. Caranya:

Edit file kode.php lalu sesuaikan pengaturan database sesuai dengan yang Anda gunakan.
Cara menggunakan fitur ini yaitu ketika menambahkan data surat baru, tuliskan nomor kode surat sehingga muncul pilihan kode surat yang ada pada daftar kode klasifikasi surat.

• Pengaturan Fitur Backup Database

Untuk menggunakan fitur backup database, kita harus mengatur konfigurasi database yang ingin dibackup. Caranya:

Edit file backup.php lalu sesuaikan pengaturan database sesuai dengan yang Anda gunakan.
backup("nama_host", "username", "password", "nama_database", $file, "*");
Fitur backup database ini tidak berfungsi pada PHP versi 7 ke atas.

• Pengaturan Fitur Restore Database

Sama halnya dengan fitur backup database, fitur restore database juga harus di setting terlebih dahulu.

Edit file restore.php sesuaikan dengan dengan pengaturan yang Anda gunakan.
$koneksi = mysqli_connect("nama_host", "username", "password", "nama_database");
Setelah melakukan beberapa setting database di atas, aplikasi sudah dapat digunakan.

Berikut beberapa screenshoot tampilan aplikasi.

Dashboard

Transaksi Surat Masuk

Form Tambah Surat Masuk

Daftar Agenda Surat

Cetak Disposisi Surat

Kode Klasifikasi Surat

Pengaturan Instansi

Galeri File

Aplikasi ini masih sangat banyak kekurangan dan masih perlu penyempurnaan serta pengembangan. Meskipun demikian aplikasi ini sudah dapat digunakan.

E. Hasil yang didapatkan
Dapat melakukan instalasi dan pengunaan aplikasi AMS Native dari Masrud.

F. Temuan Permasalahan
Tidak Ada

G. Kesimpulan 
AMS Adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Masrud. Dia adalah salah satu programmer dari Nganjuk, Jawa Timur. Aplikasi ini digunakan untuk manajemen surat menyurat. 

H. Referensi dan Daftar Pustaka

• masrud.com