Implementasi SIKD di Dinas Arsip | Kab. Klaten | #Day5 | Mukti911

A. Pendahuluan
Pada kali ini saya akan share pengalaman saya saat saya ada di Dinas Arsip dan Perpustakaan. Nah seleah selesai melakukan pelatihan Komputer dasar dan Aplikasi Inlislite v3. Kami diminta ole Dinas Arsip Kab. Klaten untuk melakukan installasi dan optimalisasi pengunaan Aplikasi SIKD ( Sistem Informasi Kearsiapan Dinamis ).

B. Latar Belakang
Karena Aplikasi SIKD ini ditunjukkan agar Semua Dinas yang meliliki ranah kearsipan diharapkan dapat mengunakan Aplikasi ini untuk Otomasi kearsipannya.

C. Maksud & Tujuan
Agar dapat melakukan instalasi dan Optimalisasi Pengunaan Aplikasi SIKD di Dinas Arsip dan Perpustakaan. Kemudian melakukan penyesuaian bentuk Output Print dari SIKD.

D. Waktu Pelaksanaan

• 08:00 - 16:00

E. Pembahasan
Kali ini aku akan share pengalamanku tentang SIKD dimana disini saya akan mencontohkan bagaimana cara kerja kearsipan terjadi secara pengambaran sistem kearsipan dapat digambarkan seperti gambar berikut ini :

G. Langka Kerja
Berikut ini adalah cara kerja SIKD untuk melakukan seperti gambar diatas. Langsung simak saja mah... :

SIKD adalah aplikasi berbasis web, untuk menggunakan aplikasi ini harus melalui aplikasi web browser, salah satu web browser yang dapat digunakan untuk membuka SIKD adalah Mozilla Firefox.

1. Aktifkan Mozilla Firefox yang terdapat di desktop dengan melakukan double klik icon atau klik START, All Programs, Mozilla Firefox kemudian pilih Mozilla Firefox.
2. Setelah muncul Mozilla Firefox, pada bagian alamat url ketikkan alamat yang diberikan oleh administrator.
3. Selanjutnya akan muncul form login ke aplikasi. Masukkan Nama Pengguna dan Password yang telah diberikan oleh administrator.
4. Apabila anda memasukkan Nama Pengguna dan Password dengan benar, maka akan muncul halaman utama aplikasi SIKD untuk menu pengguna.

Regestrasi Naskah

Regestrasi Naskah Masuk

Registrasi naskah masuk dipergunakan untuk mendaftarkan arsip atau naskah yang diterima oleh bagian persuratan atau bagian tata usaha kedalam aplikasi SIKD. Sumber arsip atau naskah yang diregistrasikan pada menu ini adalah arsip atau naskah yang berasal dari luar instansi. 

Registrasi naskah masuk dilakukan oleh tipe pengguna Pencatat Surat/Pengelola Surat. Adapaun proses registrasi naskah masuk, adalah sebagai berikut :

1. Pada halaman utaman pilih Registrasi Naskah, kemudian Klik Registrasi Naskah Masuk.

2. Kemudian akan tampil form berikut.

Petunjuk Pengisian :
1. Tanggal Registrasi Tanggal pencatat naskah meregistrasi naskah masuk ( terisi
secara otomatis by sistem)
2. Tanggal Naskah Wajib diisi, berdasarkan tanggal di tandatangani naskahnya
3. Nomor Asal Naskah Wajib diisi, berdasarkan nomor naskah yang diterima
4. Nomor Agenda Diisi, jika masih menggunakan buku agenda
5. Hal Wajib diisi, berdasarkan perihal naskahnya
6. Asal Naskah Wajib diisi, berdasarkan instansi pengirim naskah. Dapat dilihat
dari kop naskahnya
7. Berkaskan pemberkasan bersifat optional (Boleh langsung diberkaskan di
unit kearsipan atau pemberkasan dilakukan di unit pengolah)
8. Kepada Wajib diisi, dilihat dari tujuan naskahnya
9. Tembusan Diisi, jika naskah tersebut menyebutkan tembusan kepada siapa

3. Setelah itu klik proses selanjutnya, akan tampil tampilan berikut ini:

4. Klik Browse untuk menyisipkan file, Klik Upload, klik Kirim.

Regestrasi Naskah Keluar
Registrasi naskah keluar dipergunakan untuk mendaftarkan arsip atau naskah yang akan dikirimkan oleh unit kerja kepada unit kerja
lain atau instansi lain kedalam aplikasi SIKD.
A. Registrasi Naskah Keluar untuk intansi luar
Proses registrasi naskah keluar untuk instansi luar, adalah sebagai berikut :
1. Pada halaman utama, pilih tab Registrasi Naskah, kemudian Klik Registrasi Memo atau Registrasi Nota Dinas.

2. Kemudian akan tampil form berikut.

Petunjuk Pengisian :
1. Tanggal Registrasi Tanggal Registrasi Naskah (terisi secara otomatis)
2. Tanggal Naskah Wajib diisi, berdasarkan tanggal di tandatangani naskahnya
3. Nomor Naskah Unit Kerja Wajib diisi, Nomor naskah sementara sebelum diisi dengan
nomor naskah dari persuratan
4. Nomor Agenda Diisi apabila masih menggunakan nomor agenda
5. Hal Wajib diisi, berdasarkan perihal naskahnya
6. Tujuan Naskah Keluar Wajib diisi, dilihat dari tujuan naskahnya
7. Berkaskan Wajib diisi, berkas untuk menyimpan seluruh pertinggal pada unit
yang bersangkutan
8. Kepada Wajib diisi, dilihat dari tujuan Nota Dinasnya
9. Tembusan Diisi, jika naskah tersebut menyebutkan tembusan kepada siapa

3. Kemudian Klik Tab Proses Selanjutnya.

4. Klik Browse untuk mengambil file upload, Klik Upload. Kemudian Klik Kirim


H. Hasil yang didapat

• Dapat melakukan pengunaan SIKD sebagai Pencatat Surat, Kepala Instansi, dan lain lain.
• Melakukan Simulasi Surat Naskah Masuk di Arsip.
• Dapat Melakukan Simulasi Pengregistrasian Naskah masuk dan Naskah Keluar.

I. Kesimpulan
Jadi SIKD ini memiliki beberapa rule person dimana masing masing memiliki peran masing masing. Kemudian Admin di SIKD bertugas untuk melakukan klasifikasi, unit kerja, pengguna, pengaturan grup jabatan. kemudian  penambahan disposisi, dan Simulasi Naskah Masuk adalah bagian untuk kearsipannya.

J. Referensi

• Dokumentasi Resmi SIKD