Seberapa penting SOP dalam dunia kerja ? | Mukti911

 

A. Pendahuluan

Bagi sebagian pengusaha, terutama perusahaan - perusahaan yang sudah memahami arti penting keberadaan SOP bagi perusahaannya, sangat menyakini SOP memberikan manfaat bagi pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi pengusaha yang belum memahami arti penting dari SOP, akan memperlakukan SOP dengan sebelah mata, karena SOP dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu fleksibilitas kerja mereka.

B. Latar Belakang

karena pentingnya membuat dan menerapkan SOP dalam dunia usaha.

C. Maksud dan Tujuan

Agar dapat mengerti apa sebanarnya SOP, pentingnya SOP, dan Apa dasanya yang menjadikan SOP harus dibuat dan diterapkan.

D. Pembahasan

Apa itu SOP?

 SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performancze of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.

Berikut ini definisi dari SOP:

• SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai. 
• SOP (Standard Operating Prosedure) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001) 
• SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA, 1999).
  SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah (Lingappan, 2000). 
• SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan disyaratkan dari semua majikan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari (“Developing standard operating procedures in Wildland Fire Management”, 2003). 
• SOP adalah Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. 
• SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Dari sekian definisi tentang arti SOP tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa SOP adalah sebuah aturan, tatacara, panduan tertulis dan terdokumentasi secara baik guna melakukan sebuah atau beberapa proses kerja untuk mencapai atau mewujudkan tujuan utama dari proses kerja tersebut.

Apa manfaat SOP

• Sebagai standard acuan yang digunakan oleh seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan dalam melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
• Sebagai alat untuk mengurangi faktor kesalahan dan ketidak disiplinan karyawan dalam melakukan proses kerja. 
• Menghindari “error” dalam proses kerja. 
• Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya. 
• Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general. 
• Meningkatkan efisiensi dan efektifitas karyawan baik secara individu maupun kelompok. 
• Meningkatkan kemandirian karyawan sehingga tidak selalu tergantung pada manajemen/pimpinan dalam menjalankan tugasnya. 
• Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan. 
• Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja. 
• Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis. 
• Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh karyawan dalam mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya. 
• Memberikan informasi mengenai peningkatan kompetensi karyawan. 
• Menciptakan keseragaman proses kerja dan kualitas produk.

Mengapa SOP sangat dibutuhkan banyak perusahaan?

Sesuai dengan perkembangan perusahaan dan kompleksitas perusahaan serta dinamika yang ada, peran SOP semakin dibutuhkan dalam perusahaan sebagai pedoman dalam melakukan suatu proses pekerjaan. Bisa dibayangkan, tanpa pedoman yang baku (SOP) tentunya akan menimbulkan kebingungan di antara karyawan.
sudah dapat dipastikan sumber penyebabnya adanya kesalahan dalam prosedur kerja dan hal itu hanya dapat diperbaiki dengan cara mendesain SOP. Dalam SOP yang baik diatur bagaimana proses pekerjaan dilakukan, siapa yang harus mengerjakan, siapa yang bertanggung jawab, siapa yang memberi persetujuan, kapan dilakukan, dokumen apa yang harus disiapkan dan lain-lain.

Untuk siapakah SOP dibuat?

SOP menjadi pedoman bagi para pekerja yang berada diperusahaan. SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim, dan untuk pengawas pekerjaan.

Sepanjang apakah SOP harus disusun?

Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yang berbeda namun tetap harus lengkap dan akurat.

Namun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana. Sebuah prosedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (misalnya dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian).

Siapa yang dapat membuat SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yang terdiri atas:

• Penulis SOP (author)
• Pelaksana di lapangan (employee)
• Pengawas lapangan (supervisor)
• Atasan pengawas (manager)

Sistem, Prosedur, dan Langkah

Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan SDM.Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama

Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan laporan produksi.

Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan. Manager menggunakan standard operating procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur.







E. Hasil yang Didapat

Dapat dapat mengetahui apa, bagaimana dan siapa yang melaksanakan SOP.

F. Kesimpulan

Jadi SOP suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.

G. Referensi
https://en.wikipedia.org/